Vivimos con la sensación constante de que nos falta tiempo. Y si has llegado hasta aquí buscando cómo recuperar tiempo, energía y productividad sin trabajar más horas, probablemente sea porque tú también tienes la sensación de que el día se te queda corto.
Trabajo, reuniones, mensajes, tareas pendientes, responsabilidades familiares, proyectos personales… La lista parece no terminar nunca. Y cuando llega el final del día, es bastante habitual pensar que necesitamos organizarnos mejor o simplemente trabajar un poco más.
Pero ¿y si el problema no fuera únicamente la cantidad de horas que tienes disponibles?
En muchos casos, mejorar la productividad no consiste en hacer más cosas, sino en aprender a utilizar mejor tu tiempo, tu energía y tu capacidad de concentración. Esto puede marcar una diferencia importante, especialmente cuando tienes muchas responsabilidades y no quieres que todo tu día termine girando alrededor del trabajo.
En este artículo quiero hablar precisamente de eso: cómo recuperar tiempo y mejorar tu rendimiento sin convertir tu vida en una carrera constante contra el reloj.
El problema de intentar solucionar la falta de tiempo trabajando más
Cuando sentimos que no llegamos a todo, una de las primeras soluciones que solemos adoptar es dedicar más horas.
Empezamos antes, terminamos más tarde, trabajamos durante el fin de semana o aprovechamos cualquier momento libre para avanzar tareas. El problema es que esta estrategia tiene un límite.
Puedes añadir una hora más a tu jornada, pero no puedes aumentar indefinidamente tu capacidad de concentración. Y cuando el cansancio empieza a acumularse, esas horas adicionales tampoco tienen por qué ser las más productivas.
De hecho, trabajar durante muchas horas puede hacer que determinadas tareas se alarguen más de lo necesario.
Lees el mismo correo varias veces, cambias constantemente de una tarea a otra, revisas el móvil, interrumpes lo que estabas haciendo para atender otra cosa y, al final, necesitas mucho más tiempo para conseguir el mismo resultado, por eso, antes de preguntarte cómo trabajar más, quizá tenga más sentido preguntarte: ¿En qué estoy utilizando realmente mi tiempo?
No siempre necesitas más tiempo, sino utilizar mejor el que ya tienes
La productividad no debería consistir en llenar cada minuto del día con una tarea. Para mí, una buena gestión del tiempo tiene más que ver con conseguir que las horas que dedicas a trabajar sean realmente útiles.
Esto implica aprender a identificar qué actividades aportan valor, cuáles podrían eliminarse, qué tareas pueden automatizarse y cuáles necesitan realmente tu atención. También significa proteger determinados momentos del día para trabajar sin interrupciones, porque no es lo mismo estar ocho horas delante de un ordenador que pasar varias horas realmente concentrado en aquello que necesita hacerse.
Algunas formas sencillas de recuperar tiempo
No existe una fórmula universal, pero hay algunas estrategias que pueden ayudarte a empezar:
- Agrupar tareas similares para evitar cambiar constantemente de contexto
- Reducir interrupciones mientras realizas trabajos que requieren concentración
- Eliminar tareas innecesarias que simplemente ocupan espacio en tu agenda
- Delegar aquello que otra persona puede hacer de forma adecuada
- Automatizar procesos repetitivos cuando sea posible
- Establecer prioridades reales en lugar de intentar hacerlo todo al mismo tiempo
- Planificar la semana teniendo en cuenta también tus niveles de energía
- Reservar tiempo para descansar, porque la recuperación también forma parte del rendimiento
Pueden parecer pequeños cambios, pero cuando se mantienen durante meses pueden modificar bastante la manera en la que afrontas tu día.
Productividad y energía están mucho más relacionadas de lo que parece
Hay otro aspecto que muchas veces dejamos en segundo plano: la energía con la que afrontamos nuestras responsabilidades.
Puedes tener una planificación perfecta y una lista de tareas impecable, pero si llegas a la mitad del día completamente agotado, será difícil mantener un buen nivel de concentración, por eso, mejorar la productividad no debería limitarse a aplicaciones, agendas o técnicas para organizar tareas. También tiene sentido prestar atención al descanso, los hábitos, la alimentación, el ejercicio, la gestión del estrés y la manera en la que utilizamos nuestra energía durante el día.
No se trata de intentar estar al 100 % en todo momento, se trata de entender qué factores hacen que rindas mejor o peor y aprender a gestionarlos.
¿Y si el objetivo fuera recuperar horas en lugar de trabajar más?
Esta es una cuestión que me parece especialmente interesante: imagina que consigues reducir el tiempo que necesitas para determinadas tareas sin que eso implique trabajar más rápido de forma constante. El beneficio no tendría por qué ser hacer todavía más trabajo, podría ser recuperar parte de tu tiempo. Y aquí es donde, desde mi punto de vista, la productividad empieza a tener otro sentido.
Porque esas horas que consigues liberar pueden servir para muchas cosas:
- pasar más tiempo con tu pareja
- estar con tus hijos y tu familia
- practicar deporte
- recuperar tus hobbies
- descansar
- desarrollar un proyecto personal
- viajar
- quedar con amigos
- o simplemente tener unas horas en las que no tengas ninguna obligación
Al final, disponer de más tiempo también significa tener más capacidad para decidir qué hacer con él.
¿Se puede hacer en 4 horas lo que antes ocupaba todo el día?
Esta es una de las propuestas que más llama la atención dentro de la mentoría Superhumano de Miguel Navarro. El objetivo que plantea el método es que, mediante la implementación de su sistema, puedas llegar a realizar en unas 4 horas tareas que anteriormente podían ocupar prácticamente todo el día.
Evidentemente, yo no interpretaría esto como una promesa de que cualquier persona vaya a conseguir exactamente ese resultado. Cada situación es diferente, pues no parte del mismo punto alguien que ya tiene unos hábitos muy consolidados, que una persona que lleva años trabajando con estrés, interrupciones y una mala gestión de su tiempo. Además, cualquier cambio de este tipo depende en buena medida de la capacidad de cada persona para aplicar lo aprendido y mantenerlo en el tiempo.
Si quieres entender mejor cómo funciona este método y qué hay realmente detrás de esta propuesta, te recomiendo echar un vistazo a mi review de Superhumano, donde analizo en detalle el programa, su metodología, el acompañamiento y todo lo que incluye la mentoría. Lo interesante, en cualquier caso, está en la idea que hay detrás: conseguir mejorar tu rendimiento para que tu trabajo ocupe menos espacio en tu vida.
La importancia de trabajar sobre varios aspectos al mismo tiempo
Una de las razones por las que los problemas de productividad pueden ser difíciles de solucionar es que normalmente no existe una única causa.
Quizá duermes poco, tienes demasiadas tareas abiertas, te cuesta mantener la concentración, pasas buena parte del día respondiendo mensajes, tienes dificultades para establecer prioridades, o simplemente llevas tanto tiempo funcionando con estrés que ya consideras normal sentirte agotado.
En esos casos, aprender una nueva técnica de productividad puede ayudar, pero probablemente no sea suficiente por sí sola. Es necesario trabajar sobre diferentes piezas del sistema: energía, hábitos, foco, gestión emocional, planificación y capacidad de tomar decisiones pueden estar mucho más conectados de lo que pensamos. Precisamente por eso me parece interesante el enfoque de trabajar sobre la persona en conjunto y no únicamente sobre su agenda.
¿Qué significa realmente mejorar tu rendimiento?
Para mí, mejorar el rendimiento no significa convertirte en una máquina capaz de trabajar durante doce horas seguidas. De hecho, creo que debería ser justo lo contrario.
Un buen sistema de productividad debería ayudarte a conseguir mejores resultados sin tener que sacrificar constantemente tu vida personal, porque si consigues terminar más trabajo pero estás siempre cansado, no tienes tiempo para tu familia y no puedes disfrutar de nada fuera de tu actividad profesional, quizá el problema simplemente haya cambiado de forma.
El objetivo debería ser encontrar un equilibrio en el que puedas crecer profesionalmente sin dejar de lado el resto de áreas importantes de tu vida.
¿Qué papel tiene el biohacking en todo esto?
En los últimos años también se ha popularizado el concepto de biohacking, especialmente relacionado con el rendimiento y la energía.
Dicho de una forma sencilla, consiste en utilizar hábitos, herramientas y estrategias para entender mejor cómo responde tu cuerpo y optimizar aspectos como la energía, el descanso y el rendimiento. No significa necesariamente recurrir a métodos extremos o complicados.
En un contexto práctico, puede estar relacionado con cuestiones tan básicas como mejorar determinados hábitos, entender cómo descansas o identificar qué factores afectan a tu nivel de energía.
Dentro del enfoque de la formación Superhumano, el biohacking se plantea precisamente desde esa perspectiva práctica, junto con otros aspectos relacionados con el cuerpo, la nutrición, el entrenamiento y la regulación del estrés.
Recuperar tiempo también significa recuperar libertad
Esta es probablemente la idea que más me interesa de todo este enfoque.
Muchas personas buscan ser más productivas para poder hacer todavía más cosas, pero quizá exista otra posibilidad. Ser más productivo para necesitar menos tiempo para conseguir determinados resultados.
La diferencia parece pequeña, pero cambia completamente el objetivo. No se trata de llenar las horas que recuperas con más reuniones, más correos y más tareas. Se trata de poder elegir.
Elegir si quieres pasar más tiempo con tu familia, dedicar una tarde a un hobby, hacer deporte, trabajar en un proyecto propio, si simplemente quieres cerrar el ordenador antes y descansar.
Al final, el tiempo es uno de los recursos que menos podemos recuperar y precisamente por eso merece la pena aprender a utilizarlo mejor.
Conclusión
Recuperar tiempo no siempre significa aprender a hacer las cosas más rápido, a veces significa dejar de hacer cosas que no necesitas hacer, mejorar tu capacidad de concentración, cuidar tu energía y construir un sistema de trabajo más eficiente.
Cuando consigues juntar todas esas piezas, la productividad deja de ser simplemente una herramienta para trabajar más. Puede convertirse en una forma de recuperar espacio para el resto de tu vida, porque, al final, mejorar tu rendimiento debería servirte para algo más que conseguir una agenda más llena, debería ayudarte a tener más libertad sobre cómo quieres utilizar tu tiempo.